職場において、話す内容や文章を毎回精査するのはとても面倒。
なので、自分は職場における会話を次の形にすべて統一しています。
○○の件で、○○(報告・連絡・相談・質問・お願い)なんですが、○○(短く端的な一文で)。
趣旨(or理由)としては○○です。
経験上、大体これで完結できます。
相手も何の件で、どんなリアクションを求められているか最初に分かるし、端的な結論(ほしい情報やしてほしいこと)をいうことで要旨もわかりやすい。
ただ、結論をズバッと端的にいうことで、動揺したり警戒したりする人もいるから、その報連相等を行った趣旨や理由についても話してあげる。
その他にも、メールの文章もほぼ定型化していて、頻出単語も単語登録ですぐに打ち込めるようにしています。
例えば
「おせわ」で「お世話になっております。」
「自分の名前」で「○○のりっきーです。」
「この」で「このことについて、」
「おいそ」で「お忙しい中大変恐縮ですが、ご確認の程、よろしくお願いします。」
など。これら以外にも固有名詞や頻出単語が出たらその都度単語登録し「長い文章を何度も打たない」ことをできるだけ意識してます。
スライドの作成方法やフォント等についても、あらかじめユーザー定義で登録しておいて、それを流用するだけ。という形にしてます。
PowerPointのスライドなら「課題⇒原因⇒解決方法⇒その他(スケジュールや予算)」の構成で作成するようにしていて、フォントは見出しなら「HGS創英角ｺﾞｼｯｸUB」の50pt、本文ならMSゴシック」の18ptを使用するようにしてます。
「この人の作る資料はいつも同じ形式だな」となるかもしれませんが、特別に0から作らなければならない重要な場合を除いて、原則のテンプレートがあった方が資料の作成スピードなども上がっておすすめです。
