作業を進める際、やみくもに始めるのではなく、まず立ち止まって大体の全体像の当たりや、段取りをつけてから作業に入ると効果的。
例えばパワポで資料を作る場合、まずはワード等にテキストベースで「伝えるべきこと」などを書き出して構成を組む。
その上でパワポに簡易的な図形などで、記載すべき内容の位置や大きさについてあたりをつけ、内部で「記載すべき内容やその中で強調すべきポイントがあっているか」を精査し、GOサインが出たら、初めてそこから中身を埋めていく。
でないと時間をかけて自分なりの完成形を作ったのに、NGを食らってしまうと悲しいし手戻りが大分痛い。
本人は「せっかく作ったのに…」となるし、上司は「時間かけて見当違いなものを作りこんできやがって…」と両者損。
もっと極端にいえば、他事例のパクリ元となる資料などがあると、イメージがしやすく「こんな感じで進めていいか？」と話がしやすい。
今回はパワポに限定した例を挙げたけど、なんにせよ「全体像が見える仮資料」を用いて全体の方向性を決めてから作業を進めると効果的、という話でした。
ただ例外として、それが前例のない作業だったりすると、いくら事前に考えても仕方ないので、作業しながら修正していく「走りながら考える」やり方がいいときもあるので使い分けに注意。
